Sélectionner un locataire, c’est arbitrer un risque financier avant de signer un bail. Le bon dossier n’est pas celui qui présente le plus beau CV : c’est celui qui offre le meilleur ratio entre solvabilité, stabilité et probabilité de sortir sans contentieux. Nous partageons ici la grille de lecture que nous appliquons à chaque candidature, avec les pièges légaux à connaître et un cas concret chiffré pour trancher entre deux profils.
La sélection légale repose sur les pièces limitativement listées par le décret du 5 novembre 2015. Le seuil de solvabilité s’établit à un ratio revenus nets sur loyer d’au moins 3, un contrat stable (CDI hors période d’essai) et un dossier cohérent. Une garantie loyers impayés (GLI ou Visale) couvre 25 à 36 mois d’impayés selon le contrat. Refuser sur un motif discriminatoire (25 critères, article 225-1 du Code pénal) expose à 3 ans de prison et 45 000 euros d’amende.
Ce que la loi permet et interdit de demander au candidat locataire
Le cadre est strict et souvent mal connu des bailleurs privés. Le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 fixe la liste limitative des pièces justificatives qu’un bailleur peut exiger d’un candidat locataire et de sa caution. Aucune autre pièce ne peut être réclamée sous peine d’une amende administrative pouvant atteindre 3 000 euros pour un particulier (article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989).
Les pièces autorisées se répartissent en quatre catégories : une pièce d’identité, un justificatif de domicile actuel, un ou plusieurs justificatifs d’activité professionnelle et un ou plusieurs justificatifs de ressources. En pratique, cela couvre les trois derniers bulletins de salaire, le dernier avis d’imposition, le contrat de travail et les trois dernières quittances de loyer. Interdit : la carte vitale, un extrait de casier judiciaire, un relevé de compte bancaire, une attestation de bonne tenue de compte, une photographie ou un chèque de réservation.
La demande d’un dossier au format papier signé ou d’une caution solidaire d’un ascendant retraité sans autre justificatif reste tolérée, mais toute exigence hors décret peut être qualifiée d’obstacle à l’accès au logement. En cas de litige, la charge de la preuve incombe au bailleur.
Sur le terrain de la discrimination, l’article 225-1 du Code pénal énumère 25 critères prohibés : origine, sexe, situation de famille, apparence physique, patronyme, état de santé, handicap, orientation sexuelle, âge, opinions politiques, activités syndicales, appartenance à une nation ou une race, etc. Refuser un dossier sur l’un de ces motifs ou même laisser croire qu’un tel motif a pesé, expose à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende. La jurisprudence récente sanctionne aussi la discrimination indirecte : une exigence apparemment neutre qui aboutit à écarter statistiquement une catégorie protégée (par exemple un plafond de revenus fixé au-delà de ce que perçoit un locataire sous contrat d’apprentissage).
Notre grille de scoring investisseur : les critères qui pèsent vraiment
Nous préconisons un scoring à cinq axes, chacun noté sur 20, avec un seuil d’acceptation à 70/100. En dessous, le dossier passe soit avec une GLI, soit il est écarté. Cette grille structure la décision et laisse une trace opposable si le candidat conteste le refus.
| Critère | Barème | Seuil | Poids |
|---|---|---|---|
| Solvabilité (ratio revenus nets / loyer CC) | ≥ 3,5 : 20 ; 3 à 3,5 : 15 ; 2,7 à 3 : 10 ; < 2,7 : 0 | ≥ 10 | /20 |
| Stabilité professionnelle | CDI hors PE, fonctionnaire : 20 ; CDI en PE : 12 ; CDD long, intérim régulier : 8 ; freelance stable 3 ans : 15 | ≥ 12 | /20 |
| Historique locatif | 3 quittances impeccables : 20 ; 2 sur 3 : 12 ; premier logement : 10 ; incident déclaré : 0 | ≥ 10 | /20 |
| Cohérence du dossier | Pièces originales, cohérence noms/dates/montants : 20 ; incohérences mineures : 10 ; suspicions : 0 | = 20 | /20 |
| Comportement lors de la visite | Ponctuel, questions pertinentes, dossier prêt : 20 ; correct : 12 ; désinvolte : 5 | ≥ 10 | /20 |
Le ratio de solvabilité mérite un développement. La règle des 3 fois le loyer est un usage bancaire, pas une obligation légale mais elle a une justification statistique : au-delà d’un taux d’effort de 33 %, la probabilité d’impayé progresse fortement. Pour un studio à Bordeaux à 650 euros charges comprises, cela impose 1 950 euros nets mensuels au candidat. Pour un T3 à Lyon à 1 150 euros CC, le seuil grimpe à 3 450 euros nets. Sur les marchés tendus, un ratio à 2,7 peut se défendre si la GLI l’accepte, ce qui est le cas de Visale.
Nous recommandons d’inscrire cette grille dans un tableur partagé avec vos éventuels associés en SCI. Chaque candidature reçoit une note, la décision est motivée par écrit: l’archivage vaut preuve en cas de contrôle de la Défenseure des droits.
Garanties : GLI, visale et caution solidaire, le comparatif chiffré
Sécuriser un dossier limite passe par une garantie externe. Trois dispositifs coexistent, avec des logiques économiques très différentes. Le choix dépend du profil du locataire, du montant du loyer et de la rentabilité brute visée.
| Dispositif | Coût pour le bailleur | Plafond de loyer | Durée de couverture impayés | Détériorations | Frais de contentieux |
|---|---|---|---|---|---|
| GLI assureur (Galian, Sacapp, MMA…) | 2,5 % à 3,5 % du loyer CC | Souvent 2 500 à 3 500 € CC | 30 à 36 mois selon contrat, plafond 70 000 à 90 000 € | Oui, plafond 7 000 à 10 000 € | Prise en charge intégrale |
| Visale (Action Logement) | Gratuit | 1 500 € CC en province, 1 300 € étudiants, 1 500 € Île-de-France | 36 mensualités | Oui, plafond 2 mois de loyer | Non couverts |
| Caution solidaire personne physique | 0 € direct, coût opportunité | Aucun légal | Toute la durée du bail + reconduction | Oui si acte le prévoit | Non couverts |
La GLI reste notre solution privilégiée sur les loyers supérieurs à 1 500 euros et sur les biens à fort rendement où l’impayé coûte plus cher qu’ailleurs. À 3 % du loyer CC sur un bien à 1 200 euros, le coût annuel s’établit à 432 euros, soit un peu plus que la garantie loyers impayés (GLI) détaillée dans notre guide dédié. La déductibilité fiscale de la prime (charges déductibles au réel, ou intégrée au forfait micro-foncier) ramène le coût net à environ 260 euros pour un contribuable à la TMI 30 %.
Visale devient pertinente pour les profils jeunes, en mobilité professionnelle ou étudiants, sur des loyers inférieurs à 1 500 euros. Le gain économique est réel ; la couverture des détériorations est plafonnée à deux mois de loyer et les frais de procédure restent à votre charge. Pour un premier investissement dans une ville étudiante, elle constitue une porte d’entrée acceptable, à condition de tenir la ligne rouge du loyer plafond.
La caution solidaire d’un parent, encore fréquente sur les étudiants, garde de la valeur juridique mais rien ne remplace le contrôle de la solvabilité du garant lui-même. Nous exigeons systématiquement les mêmes pièces que pour le locataire principal plus un acte de cautionnement rédigé selon les mentions manuscrites prévues à l’article 22-1 de la loi de 1989.
Cas concret : arbitrer entre deux dossiers sur un t3 à Lyon
Le bien : T3 de 62 m² à Lyon Villeurbanne, loyer 950 euros hors charges, 1 050 euros CC, rendement brut 5,8 %, cash-flow neutre après remboursement. Deux dossiers arrivent en 72 heures.
Dossier A : couple, 32 et 30 ans, ingénieurs CDI (4 ans et 2 ans d’ancienneté), revenus nets cumulés 5 800 euros, deux enfants, dernier bail sur trois ans avec quittances irréprochables. Ratio 5,52. Score sur notre grille : 20 + 20 + 20 + 20 + 18 = 98/100.
Dossier B : jeune cadre, 27 ans, CDI depuis 8 mois (fin de période d’essai à 4 mois), revenu 3 100 euros nets, garant parent fonctionnaire à 3 900 euros nets, premier logement non familial. Ratio 2,95 (limite), garant à 3,71. Score : 10 + 20 + 10 + 20 + 15 = 75/100.
La tentation est de retenir le dossier A sans réfléchir. C’est une erreur d’analyse. Le dossier A affiche un couple avec double revenu : en cas de séparation, la solvabilité chute mécaniquement ; le taux de rotation des couples avec enfants sur ce segment (statistique Anah) tourne autour de 4 à 5 ans. Le dossier B, lui, offre un profil de long terme sur un premier T3 (cible : 6 à 8 ans avant achat de résidence principale), avec une garantie parentale solide et une Visale possible.
Notre arbitrage : dossier A retenu prioritairement, avec relance téléphonique de son ancien bailleur (obligation professionnelle courtoise, pas une vérification légale). Dossier B classé en second ; si le A se désiste, nous acceptons B en souscrivant une GLI Visale (loyer sous 1 500 euros, éligible) plutôt que de recourir à la caution parentale seule. L’écart de score suffit à motiver le choix, avec traçabilité dans notre grille datée.
Refuser un dossier sans se mettre en tort
Le droit ne vous oblige pas à motiver un refus, mais la Défenseure des droits recommande fortement une traçabilité. Un refus non motivé peut être requalifié en discrimination si le candidat prouve, par testing ou faisceau d’indices, qu’un profil comparable a été retenu ailleurs.
Les motifs légitimes tiennent à la solvabilité, la stabilité, l’historique locatif et la cohérence du dossier. Un candidat au score 55/100 sur notre grille est refusé pour insuffisance de solvabilité, formulation neutre et opposable. Un candidat au score 82 refusé parce qu’un autre atteint 95 est refusé par sélection concurrentielle, formulation tout aussi défendable.
Ne jamais écrire, dire ou laisser entendre un refus lié à la nationalité, la composition familiale, l’orientation sexuelle, la religion, la profession du conjoint ou la présence d’un animal (sauf race dangereuse listée). Le testing associatif est légal depuis 2016 et se multiplie dans les grandes agglomérations.
La conservation des dossiers refusés relève du RGPD : trois mois maximum si le refus est notifié au candidat, sauf contentieux ouvert. Purger régulièrement les boîtes mail et les serveurs de gestion locative fait partie de l’hygiène du bailleur professionnel. Sur les zones soumises à l’encadrement des loyers, la traçabilité prend une dimension supplémentaire : chaque refus doit pouvoir être justifié devant la commission départementale de conciliation.
Les signaux de fraude documentaire à vérifier systématiquement
La falsification de bulletins de salaire et d’avis d’imposition explose depuis 2022, portée par des générateurs en ligne accessibles à quelques euros. Les plateformes de vérification (DossierFacile de l’État, Garantme, SmartGarant) filtrent une part des faux ; un contrôle manuel reste incontournable sur les dossiers borderline.
Notre check de premier niveau porte sur cinq points. Cohérence entre le net à payer déclaré et l’avis d’imposition N-1 (un décalage supérieur à 15 % hors changement d’employeur documenté est suspect). Correspondance exacte du nom, du prénom, du numéro Siret entre bulletin, contrat et avis d’imposition. Cohérence temporelle des cumuls annuels sur trois bulletins consécutifs. Présence du numéro fiscal à 13 chiffres sur l’avis d’imposition et vérification sur impots.gouv.fr via le service SVAIR (Service de vérification des avis d’imposition). Enfin, appel courtois à l’employeur pour confirmer le contrat, autorisé si le candidat a communiqué les coordonnées.
Sur un dossier qui déclenche deux alertes ou plus, nous demandons systématiquement un avis d’imposition récupéré directement par le candidat depuis son espace personnel impots.gouv.fr pendant la visite ou passons par notre formation d’investisseur qui détaille la procédure SVAIR.
Ce que cette méthode change sur la rentabilité de votre bien
Sur les biens à passoire énergétique où la contrainte DPE F et G réduit déjà la marge de manœuvre du bailleur, un locataire mal choisi coûte encore plus cher : selon les données de l’Observatoire des impayés, un impayé résolu par procédure d’expulsion mobilise en moyenne 24 mois de contentieux et 12 000 à 18 000 euros de frais (loyers perdus, honoraires, remise en état). Sur un bien à 950 euros de loyer, cela absorbe trois années de cash-flow. Une vacance locative maîtrisée pèse toujours moins qu’un impayé prolongé.
À l’inverse, un locataire fidèle sur 6 ans économise deux relocations (soit environ deux mois de loyer par relocation plus les frais d’agence ou l’énergie mentale de la gestion directe). Sur notre T3 lyonnais, cela représente environ 4 200 euros nets sur la durée, soit près d’un demi-point de rendement net. La sélection n’est donc pas une formalité administrative : c’est une décision d’investisseur qui pèse directement sur le TRI du projet, au même titre que la négociation du crédit immobilier ou l’arbitrage entre LMNP et nue-propriété. Simulez l’impact d’un impayé sur votre rendement locatif pour objectiver l’arbitrage.
Si votre disponibilité ou votre distance géographique ne vous permet pas d’appliquer cette grille en amont, notre équipe accompagne les investisseurs sur la sélection et la gestion, de la mise en location à la signature du bail. Prenez rendez-vous via notre formulaire dédié.
Foire aux questions
Quel ratio revenus sur loyer est vraiment exigible ?
La règle des 3 fois le loyer CC est un usage, pas une obligation. Elle n’est pas opposable au candidat qui présente une GLI ou Visale acceptant un ratio inférieur. Sur un marché tendu, un ratio à 2,7 avec Visale reste défendable. En dessous, le risque devient statistiquement disproportionné, sauf caution solide.
Peut-on demander la carte d’identité et le RIB dans le dossier ?
La pièce d’identité oui, elle figure dans le décret du 5 novembre 2015. Le RIB non, il ne peut être exigé qu’après signature du bail pour le prélèvement du loyer. Toute demande anticipée est irrégulière.
Un bailleur peut-il refuser un locataire fonctionnaire au motif d’un revenu inférieur à un profil du privé équivalent ?
Non. La stabilité de l’emploi public compense largement le différentiel de revenus, et la jurisprudence considère qu’un tel refus, s’il est démontré, relève d’une discrimination indirecte fondée sur la profession. Notre grille attribue d’ailleurs 20/20 au fonctionnaire titulaire, au même titre qu’un CDI hors période d’essai.
Faut-il exiger un dépôt de garantie majoré pour un dossier limite ?
Impossible pour une location vide : le dépôt est plafonné à un mois de loyer hors charges par l’article 22 de la loi de 1989. Pour un meublé, il peut atteindre deux mois. Au-delà, la clause est réputée non écrite et le trop-perçu doit être restitué.
La colocation change-t-elle la méthode de sélection ?
Oui. Chaque colocataire doit présenter un dossier complet et le ratio de solvabilité s’apprécie individuellement (revenus du colocataire / part du loyer) et non globalement. La clause de solidarité, quand elle est prévue, sécurise le bailleur mais s’éteint 6 mois après le congé du colocataire sortant s’il est remplacé. Notre article dédié à la colocation étudiante détaille les montages contractuels.
Combien de temps peut-on conserver un dossier refusé ?
Trois mois maximum après notification du refus au candidat sauf ouverture d’un contentieux qui prolonge la conservation le temps de la procédure. Passé ce délai, la CNIL sanctionne le bailleur qui garde les pièces sans base légale.
Un locataire sans garant est-il rédhibitoire ?
Non, s’il présente un ratio de solvabilité solide (au moins 3,5) et un historique locatif propre. Beaucoup d’investisseurs refusent systématiquement les dossiers sans garant, ce qui écarte de bons profils. La GLI ou Visale remplacent avantageusement la caution familiale dans la plupart des cas.
Peut-on demander une visite de conformité du domicile actuel avant de louer ?
Non. Rien dans le décret n’y autorise, et la démarche est perçue comme intrusive. La quittance du bailleur actuel, la relance téléphonique et le score sur notre grille suffisent à évaluer le comportement locatif passé.
